‘Beantwoorden’, ‘Allen beantwoorden’ of ‘Doorsturen’. We klikken erop zonder erbij na te denken. Gevaarlijk! Voor je het weet brengt een lintwormmail je onverwachte schade toe …
Stel: collega A stuurt collega B een mail. En B reageert. In de mails gaat het over klant C. Na wat mailtjes heen en weer wordt C zelf aan ‘het gesprek’ toegevoegd. Vervolgens leest C in het eerdere mailverkeer tussen A en B terug dat ‘hij maar geduldig moet zijn’ of ‘naar zijn centen kan fluiten’. Ai, dát was natuurlijk niet de bedoeling …
Mee-etende parasieten
Gesprekken die meer dan twee mails bevatten, noemt onze collega Ellis ‘lintwormmails’. Waarom? Net als die aaneengeregen mailtjes kunnen lintwormen erg lang worden (10 meter!). Maar lintwormen zijn bovenal mee-etende parasieten die zich vasthechten in het lichaam van hun gastheer, en zich tegoed doen aan al het voedsel dat hun gastheer verteert.
Verjaardag van je oom
Een voorbeeld. Je ontvangt per mail een uitnodiging voor de verjaardag van je oom. Je stuurt die mail door naar je broer om even digitaal te overleggen of jullie ernaartoe gaan. Het daaropvolgende mailverkeer is kort, maar krachtig: jullie hebben allebei vrij weinig trek in dit verplichte feestje … Vervolgens besluit je je oom vriendelijk terug te mailen: je geeft aan dat je broer en jij andere verplichtingen hebben.
Prima opgelost, zou je zeggen. Tót na het versturen van je mailtje blijkt dat het onderlinge mailverkeer tussen jou en je broer er nog onder stond …
Eet je bord leeg!
Gelukkig kun je het risico op ongenodigde mee-eters (of meelezers) vrij eenvoudig beperken. Hoe? Door je oude mailverkeer te wissen en nooit meer dan één mail onder je nieuwe mail te laten ‘hangen’.
Eet je bord dus leeg en zorg er simpelweg voor dat er geen ‘oud voedsel’ meer te consumeren valt. Of check, check, dubbelcheck op z’n minst goed wie je wanneer in de cc zet. Het kan je heel wat ellende besparen …
Eet smakelijk!
Reageren